Imputar horas por WhatsApp con Wilson¶
Wilson es el asistente de Zinkee para imputar horas desde WhatsApp. El operario escribe o manda un audio al terminar, Wilson le enseña lo que ha entendido y, cuando lo confirma, la imputación queda registrada en la tabla Incurridos de tu workspace. No hay que instalar nada ni entrar en Zinkee.
Antes de empezar¶
- Wilson lo activa el equipo de Zinkee para tu workspace. Pídelo a tu contacto en Zinkee e indica qué datos quieres que recoja.
- Cada operario debe estar en la tabla Personal con su Teléfono, con prefijo de país. Wilson solo atiende a los números que están en esa tabla.
- Los proyectos a los que se imputa son los de la tabla Proyectos.
Qué datos puede recoger¶
El proyecto y el tiempo se piden siempre. El resto se activa por workspace, según lo que necesite tu empresa.
| Dato | Opciones | Se puede omitir |
|---|---|---|
| Proyecto | Siempre | No |
| Tiempo | Horas (por ejemplo, 7 h) o tramo de entrada y salida (de 8:00 a 13:30). Se elige una de las dos. | No |
| Descripción | Activada o no. Lo que el operario cuenta que ha hecho. | Sí |
| Ubicación | Activada o no. El lugar desde el que se envía la imputación. | Sí |
Con tramo, Wilson calcula las horas y se guardan las tres cosas: entrada, salida y horas. Si un tramo termina antes de empezar, Wilson entiende que cruza la medianoche: «de 23 a 2» son 3 horas.
Si tu workspace no tiene activado ningún dato nuevo, Wilson sigue pidiendo horas y proyecto, como siempre.
Cómo imputa un operario¶
- Escribe o manda un audio al número de Wilson con lo que sepa. Por ejemplo:
de 8 a 13:30 en calle mayor, o un audio como «de ocho a dos en la obra de Calle Mayor, he alicatado el baño». - Si falta el proyecto o el tiempo, Wilson pregunta solo por lo que falta y conserva lo que ya ha entendido. No hay que repetir el mensaje.
- Si la descripción está activada y no la ha dicho, Wilson pregunta ¿Qué has hecho?. Se puede contestar con texto o audio, o pulsar Sin descripción. Si la ha dicho de forma poco concreta, Wilson pregunta antes si es eso lo que ha hecho.
- Si la ubicación está activada, Wilson la pide con el botón Enviar ubicación de WhatsApp. Se puede pulsar Sin ubicación para continuar sin ella.
- Wilson muestra la Hoja de Registro con todo lo recogido. El operario pulsa Aceptar para registrarla o Cancelar para descartarla.
Wilson reconoce el proyecto aunque se escriba de forma aproximada («nave poligono» para Nave Polígono Sur). Si no lo encuentra, lo dice y lo vuelve a preguntar.
Un audio puede traerlo todo
Si el operario dice el proyecto, el tramo y lo que ha hecho en un solo audio, Wilson no pregunta nada más que la ubicación, si está activada.
La descripción¶
La descripción cuenta qué ha hecho el operario: una tarea, un material, una parte de la obra. Frases como «he trabajado» o «estuve en la obra» no lo cuentan. Si el mensaje es «He trabajado de 10 a 13 en calle mayor», Wilson pregunta ¿Qué has hecho?.
Si la descripción es poco concreta, como «lo de siempre» o «varias cosas», Wilson pregunta antes de seguir: ¿Lo que has hecho es «lo de siempre»? El operario puede:
- pulsar Sí, es eso o escribir «sí» para quedarse con ella;
- contar lo que ha hecho, por texto o audio, para sustituirla;
- pulsar Sin descripción para seguir sin ella.
Se guarda con las palabras del operario, tal como las escribe o las dice. Wilson no la resume ni la corrige. Si llega por audio, guarda la transcripción y se la enseña antes de continuar.
Se guardan hasta 2.000 caracteres. Si el texto es más largo, la Hoja de Registro avisa de cuánto se guarda antes de que el operario confirme.
La ubicación¶
La ubicación es el lugar desde el que el operario envía la imputación, en el momento en que la envía. Se guarda junto con la hora de envío.
No es una prueba de presencia
Un operario puede imputar al llegar a casa las horas que hizo en la obra. La ubicación indica desde dónde y cuándo se imputó, no que el operario estuviera en el lugar de trabajo durante el tramo.
Además:
- No es obligatoria para el operario. Si continúa sin ella, la imputación se registra igual.
- La primera vez que se le pide, el operario recibe un aviso informativo con el nombre de tu empresa. En las siguientes ve un recordatorio breve.
- Antes de activarla, tu empresa debe haber informado a su plantilla. El equipo de Zinkee te pedirá que lo confirmes.
Dónde quedan los datos en Zinkee¶
Cada imputación confirmada es un registro de la tabla Incurridos, con la fecha del día en que se confirma.
| Campo | Cuándo se rellena |
|---|---|
| Empleado, Proyecto, Día Asignación, Horas | Siempre |
| Hora de entrada, Hora de salida | Con el tiempo como tramo |
| Descripción | Con la descripción activada, si el operario la da |
| Ubicación | Con la ubicación activada, si el operario la envía. Es un enlace que abre el punto en un mapa |
| Ubicación enviada | La hora a la que se envió la ubicación |
Los campos de los datos que no tienes activados no existen en tu tabla. Al activar un dato, el equipo de Zinkee añade sus campos.
Situaciones habituales¶
| Situación | Qué hace Wilson |
|---|---|
| El tramo no tiene duración, como «de 9 a 9» | Lo explica y pide el tramo de nuevo, conservando el proyecto |
| El operario empieza otra imputación con una a medias | Cancela la anterior, avisa de cuál era y sigue con la nueva |
| El operario contesta pasadas 24 horas | Avisa de que la imputación caducó y no se ha registrado |
| El operario pulsa Aceptar dos veces | Avisa de que ya estaba registrada. No se duplica |
| El operario envía una ubicación que Wilson no ha pedido | Responde que no hay ninguna imputación esperándola y no la guarda |
El operario escribe cancelar |
Descarta la imputación en curso |
| Wilson no responde a un operario | Revisa que su teléfono esté en Personal, con prefijo de país |
| El operario recibe «Wilson no está activo para tu empresa» | Wilson está desactivado para tu workspace. Consulta con tu contacto en Zinkee |
Cambiar lo que pide Wilson¶
Los cambios los aplica el equipo de Zinkee y llegan a tus operarios en pocos minutos, sin que tengan que hacer nada. Un cambio se aplica a las imputaciones que se empiecen después; la que un operario tenga a medias termina como empezó.
Desactivar Wilson no borra ninguna imputación. Si se vuelve a activar, los operarios imputan de nuevo y sus registros anteriores siguen en Incurridos.